Reglement ombudsfunctionaris
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- Werkgever: degene die in een arbeidsrelatie met de werknemer staat en met het gezag over de werknemer is belast. De werkgever kan ook een (bestuurs)orgaan van de werkgever betreffen
- Medewerker: een persoon die onder welke titel dan ook, werkzaam is of werkzaamheden verricht voor de werkgever.
- (Bestuurs)orgaan: een onderdeel van de organisatie van werkgever dat krachtens een reglement of ander besluit belast is met een specifieke functie, zoals de ondernemingsraad, medezeggenschapsraad of een onderdeelcommissie.
- Klacht: een klacht over gedragingen van werkgever en/of van bij deze werkzame medewerkers. Onder een gedraging is in dit verband zowel een handelen als een nalaten verstaan.
- Betrokkenen: de klager en degene tegen wie de klacht zich richt.
- Ombudsfunctionaris: degene die daartoe benoemd door werkgever als onafhankelijke functionaris klachten behandelt van medewerkers over gedragingen (of het nalaten daarvan) van werkgever en van andere medewerkers of hier uit eigen beweging onderzoek naar doet.
Artikel 2 De ombudsfunctionaris
2.1 Er is bij de werkgever een ombudsfunctionaris personeel aangesteld, in dit reglement verder aangeduid als “de ombudsfunctionaris”.
2.2 De ombudsfunctionaris oefent zijn functie onafhankelijk en onpartijdig uit.
De functie van de ombudsfunctionaris is onverenigbaar met andere functies bij werkgever of met werkzaamheden die conflicteren met de werkzaamheden als ombudsfunctionaris.
2.3 De ombudsfunctionaris behandelt klachten van medewerkers over gedragingen van werkgever en/of van bij deze werkzame medewerkers en kan naar aanleiding hiervan onderzoek doen. Daarnaast kan de ombudsfunctionaris uit eigen beweging onderzoek doen naar gedragingen van werkgever en medewerkers en lopende onderzoeken eigener beweging uitbreiden. Onder een gedraging is in dit verband zowel een handelen als een nalaten verstaan. De ombudsfunctionaris kan naar aanleiding van het onderzoek aanbevelingen doen aan de betrokkenen. De uitspraken van de ombudsfunctionaris zijn niet bindend.
2.4 De ombudsfunctionaris rapporteert jaarlijks aan het hoogste orgaan van werkgever omtrent zijn werkzaamheden.
2.5 De ombudsfunctionaris wordt door werkgever benoemd. Aan de ombudsfunctionaris zal ontslag worden verleend op eigen verzoek. De werkgever kan de ombudsfunctionaris tussentijds uit zijn functie ontheffen, indien hij door handelen of nalaten het in hem te stellen vertrouwen ernstig schaadt. Zodra mag worden verwacht dat de ombudsfunctionaris voor langere duur zijn functie niet kan vervullen, benoemt de werkgever een plaatsvervanger.
2.6 De werkgever verschaft de ombudsfunctionaris de middelen die voor een goede uitoefening van de ombudsfunctie nodig zijn.
Artikel 3 Het klachtrecht
Iedere medewerker kan een klacht indienen bij de ombudsfunctionaris over de wijze waarop werkgever of een medewerker zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen. De (schriftelijke) klacht dient ten minste te bevatten:
a) de naam en het adres van klager;
b) de dagtekening;
c) een omschrijving van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft en de mededeling welk (bestuurs-)orgaan van werkgever/ de werkgever of welke medewerker zich aldus heeft gedragen en zo nodig waar en jegens wie deze gedraging heeft plaatsgevonden;
d) de reden waarom klager zich beklaagt over de gedraging;
e) de ondertekening door klager.
De ombudsfunctionaris zal vervolgens de hierna volgende stappen volgen:
Artikel 4 De informele behandeling van de klacht (adviesgesprek)
De ombudsfunctionaris zal voordat hij start met een eventuele bemiddelingspoging of een onderzoek naar de klacht eerst in een gesprek met klager nagaan of de klacht wellicht geheel of gedeeltelijk zonder verdere behandeling kan worden opgelost.De ombudsfunctionaris kan daarbij de klager adviseren hoe met de klacht om te gaan teneinde op eigen kracht tot een oplossing te geraken.
Tevens gaat de ombudsfunctionaris in dat gesprek na of deze bevoegd is de betreffende klacht in behandeling te nemen. Deze is niet bevoegd indien ten aanzien van de gedraging een andere klacht-, bezwaar- of beroepsprocedure aanhangig is gemaakt, of daarin reeds uitspraak is gedaan.
Artikel 5 Bemiddeling door de ombudsfunctionaris (bemiddeling)
Is de ombudsfunctionaris bevoegd, dan zal de ombudsfunctionaris een minnelijke oplossing beproeven. Wanneer blijkt dat de medewerker er na het adviesgesprek niet op eigen kracht uitkomt, stelt de ombudsfunctionaris, wanneer de medewerker zijn klacht wenst door te zetten, degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft op de hoogte van het feit dat een klacht is ingediend. De ombudsfunctionaris beziet vervolgens of de klacht door bemiddeling zijnerzijds in der minne zou kunnen worden geschikt en onderneemt daartoe de noodzakelijke stappen.
Artikel 6 Het onderzoek naar de klacht (klachtbehandeling)
6.1 Indien bemiddeling niet zinvol wordt geacht, dan wel een poging daartoe niet tot een minnelijke schikking van de klacht heeft geleid, stelt de ombudsfunctionaris werkgever of de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft en de klager in de gelegenheid schriftelijk of mondeling al dan niet in tegenwoordigheid van elkaar – zulks ter beoordeling van de ombudsfunctionaris – hun standpunt toe te lichten.
6.2 De ombudsfunctionaris kan, indien hij zulks ter beoordeling van de klacht noodzakelijk acht, ook anderen in de gelegenheid stellen van de klacht kennis te nemen en daaromtrent mondelinge of schriftelijke verklaringen af te leggen.
6.3 De ombudsfunctionaris is bevoegd bij (bestuurs-)organen en medewerkers inlichtingen te vragen dan wel bescheiden op te vragen en in te zien, die een aangelegenheid betreffen waarop een klacht betrekking heeft.
6.4 Werkgever en medewerkers zijn verplicht binnen de door de ombudsfunctionaris aangegeven redelijke termijn de in het vierde lid gevraagde verklaringen en in het vijfde lid bedoelde inlichtingen en/of bescheiden te verschaffen.
6.5 De ombudsfunctionaris informeert partijen, onverminderd het bepaalde in het achtste lid, omtrent de door hem ingewonnen inlichtingen.
6.6 Werkgever en medewerkers kunnen aangeven dat de inlichtingen en/of bescheiden, waaromtrent zij om zeer gewichtige redenen geheimhouding noodzakelijk achten, slechts worden verstrekt onder de voorwaarde dat het geheime karakter daarvan door de ombudsfunctionaris wordt gehandhaafd.
6.7 De ombudsfunctionaris deelt, alvorens het onderzoek te sluiten, zijn voorlopige bevindingen schriftelijk aan klager en aan de werkgever dan wel de medewerker mee en stelt hen in de gelegenheid daarop binnen een door hem aan te geven redelijke termijn schriftelijk te reageren.
Artikel 7 De bevindingen
7.1 De ombudsfunctionaris beoordeelt of de werkgever of de medewerker in de door hem onderzochte aangelegenheid zich al dan niet behoorlijk heeft gedragen.
7.2 De rapportage van bevindingen van de ombudsfunctionaris, waarin hij zijn oordeel weergeeft, bevat de overwegingen waarop dit oordeel berust en wordt toegezonden aan klager, de werkgever dan wel de medewerker.
7.3 De ombudsfunctionaris kan in het verslag die aanbevelingen doen, die hem dienstig voorkomen. Deze aanbevelingen kunnen betrekking hebben op de specifieke gedragingen, waaromtrent de klacht is ingediend, dan wel op meer algemene aspecten die tijdens het onderzoek naar voren zijn gekomen.
7.4 Degene die de bevoegdheid heeft de aanbevelingen, bedoeld in het derde lid, op te volgen, doet binnen een maand na ontvangst van het verslag onderbouwd mededeling aan de ombudsfunctionaris, of en indien zo ja op welke wijze aan de aanbevelingen gevolg is gegeven of zal worden gegeven. De ombudsfunctionaris stelt onverwijld de klager en de werkgever of medewerker hiervan schriftelijk op de hoogte.
7.5 Indien werkgever of de medewerker om zwaarwegende redenen overweegt de aanbeveling(en) niet op te volgen, deelt deze dat schriftelijk met redenen omkleed mee aan de ombudsfunctionaris. De ombudsfunctionaris zendt een afschrift hiervan aan klager en aan werkgever als de klacht een medewerker betreft.
7.6 Tegen de bevindingen (beoordelingen en aanbevelingen) van de ombudsfunctionaris staat geen bezwaar of beroep open.
Artikel 8 Rechtsbescherming
De medewerker die te goeder trouw, met inachtneming van de bepalingen van dit reglement, contact heeft gelegd met de ombudsfunctionaris c.q. een klacht heeft ingediend wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld voor zover die benadeling enkel en alleen het gevolg zou zijn van het inschakelen van de ombudsfunctionaris.
Artikel 9 Onderzoek
In geval van een onderzoek uit eigen beweging zijn de artikelen 6 en 7 voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Artikel 10 Jaarverslag
De ombudsfunctionaris brengt van zijn werkzaamheden jaarlijks een verslag uit aan het hoogste orgaan de werkgever en aan de werknemersvertegenwoordiging. Het verslag bevat in elk geval het aantal behandelde zaken en een geanonimiseerde samenvatting daarvan. De beschrijving van de behandelde zaken is zodanig dat de privacy van de desbetreffende medewerkers volledig wordt beschermd.
Artikel 11 Geheimhouding
De ombudsfunctionaris is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem bij de uitoefening van zijn taak bekend is geworden, voor zover dat uit de aard van de zaak volgt. Deze plicht geldt eveneens voor alle voor hem werkzame personen en voor die personen die bij een specifieke zaak betrokken zijn (geweest).
Artikel 12: Bewaartermijn
Een vaststellingsovereenkomst voortvloeiend uit een bemiddeling, een rapportage van bevindingen en een besluit genomen naar aanleiding van een rapportage van bevindingen wordt na 3 jaar uit het personeelsdossier verwijderd. De gegevens bij de ombudsfunctionaris worden eveneens na ommekomst van een termijn van 3 jaar uit het archief van de ombudsfunctionaris verwijderd.
Artikel 13 Citeertitel, inwerkingtreding
Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement Ombudsfunctionaris NICVA” treedt in werking per 20 februari 2017
* Met dank aan de Haagse Hogeschool wier reglement als uitgangspunt heeft gediend.